Um die Absatz- und Betriebsplanung im Brauereikonzern Mahou San Miguel auf ein neues Niveau zu heben, untersuchte das Management-Team zunächst den bestehenden S&OP-Prozess. Eine passende Technologie sollte helfen, die bestehende Sales and Operations Execution (S&OE) zur Sales and Operations Planning (S&OP) weiterzuentwickeln – und den Zeitrahmen zu erweitern, den die Planungen erfassen. Damit wollten die Manager von einer nachlaufenden Arbeitsweise zu einem perspektivischen und proaktiven Ansatz gelangen. Nachdem ein ausgereifter S&OP-Prozess eingeführt war, beschloss das Unternehmen, den Prozess weiter zu verbessern und Daten sowie Forecasts aus dem gesamten Unternehmen einfließen zu lassen. Marina Anton, S&OP-Leiterin bei Mahou San Miguel, erinnert sich: „Als wir unsere erste S&OP durchführten, stellten wir fest, dass die Bereiche die Forecasts auf unterschiedliche Weise erfassten. Hauptsächlich waren es Excel-Tabellen, die auf den Eingaben der verschiedenen Teams basierten. Das war ziemlich unstrukturiert und der Fokus unseres Forecast-Prozesses lag nur auf dem aktuellen oder höchstens dem folgenden Monat. Um dies zu ändern, haben wir ein funktionsübergreifendes Team gegründet, das sicherstellt, dass das gesamte Unternehmen in den Datenerfassungsprozess eingebunden ist und der S&OP-Prozess übergreifend gesteuert wird.“ Die neue Anwendung sollte eine betriebliche Zusmmanearbeit unterstützen, damit es bei den Abstimmungen nicht nur um die Mengen selbst, sondern um die Auswirkungen der Mengen auf das Geschäft gehen könne. Angesichts des komplexen Produktportfolios von Mahou San Miguel benötigte das Management-Team außerdem eine Software, die eine Segmentierung und Analyse des Portfolios ermöglicht. Nach der Evaluierung verschiedener Anwendungen entschieden sich die Projektverantwortlichen für die Lösung der Softwarefirma Board.
Von Mengen- auf Wertbetrachtung schalten
„Das Wichtigste für uns war, dass wir den Sprung von der Mengen- zur Wertbetrachtung schaffen: Durch die intelligente Planungsplattform sind wir in der Lage, unsere Daten in Wert zu verwandeln, sowohl für das Unternehmen als auch für unsere Kunden“, sagt Marina Anton. In der ersten Phase des Prozesses werden alle Mengen für die Forecasts der kommenden Monate erfasst, einschließlich der Informationen über absatzfördernde Maßnahmen. Dies geschieht durch eine Kombination aus automatisierter und manueller Eingabe. Sobald alle Daten in der Plattform konsolidiert sind, kann das Management-Team die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) pro Kanal berechnen und dabei acht Wertkriterien oder Dimensionen wie Accounts oder SKUs berücksichtigen. Mit diesen Mengen- und Wertdaten kann das Unternehmen schließlich verschiedene Geschäftsszenarien simulieren. „Die neue Plattform ist der Single Point of Truth für unsere Forecasts und alle Teams sind jetzt auf einen einzigen Forecast ausgerichtet. Dadurch können wir uns auf den Wert für das Unternehmen konzentrieren, denn wir können die Auswirkungen der Forecasts in finanzieller Hinsicht bewerten. Außerdem lässt sich die Komplexität unseres Produktportfolios mit den eingebauten Analytics-Funktionen leicht segmentieren und damit auch unser S&OP-Prozess“, fährt Marina Anton fort. Der S&OP-Prozess unterstützt das monatliche Abstimmungsmeeting, bei dem das Vertriebsteam den dreimonatigen Forecast validiert und die Aktivitäten auf der Grundlage von Unternehmens-KPIs bewertet.
Integrierte Business-Planung
Nachdem Mahou San Miguel einen strukturierten S&OP-Zyklus eingeführt hatte, wollte die Brauerei den Einsatz der Plattform ausweiten. Dazu entwickelte das Unternehmen den S&OP-Prozess zur integrierten Business-Planung (IBP) weiter, die Führungskräfte aus Vertrieb, Marketing, Finanzbereich und Logistik einbindet. Diese Entscheider verantworten den neuen Forecast-Prozess gemeinsam. Marina Anton erläutert: „Wir sind von einem S&OP- zu einem IBP-Prozess übergegangen, wobei sich unser Executive S&OP-Meeting auf 12- oder 18-monatige Forecasts konzentriert, kombiniert mit einem von der Plattform gesteuerten Szenario-Management. Das hilft uns, Risiken und Chancen in unserem Nachfrageprozess zu antizipieren und proaktiv durch die Situationen zu navigieren, die auf uns zukommen. Dabei simulieren wir auch unsere Forecast-Zahlen, um die Auswirkungen des Volumens auf die GuV auf verschiedene Arten zu verstehen. Darüber hinaus helfen diese Forecast-Simulationen unserem Vertriebsteam – und auch dem gesamten Unternehmen – die Marktbedürfnisse besser zu verstehen, was wiederum zu besseren Gesprächen mit den Kunden führt.“
Vergleichsfunktion ausgerollt
Im Rahmen der Umstellung von S&OP auf IBP wurde der sogenannte IBP-Tracker eingeführt. Die integrierte Reporting-Anwendung ermöglicht Anwendern, die Forecasting-Zahlen etwa mit denen des Vorjahres zu vergleichen. Auf diese Weise können die Nutzer die Auswirkungen des Volumens aus wirtschaftlicher und strategischer Sicht besser verstehen. Marina Anton schildert: „Die Validierung der Forecasts und die Bewertung der KPIs bleiben nicht auf der Ebene des Vertriebsteams, sondern werden bis auf die Ebene der Geschäftsführung ausgedehnt. Diese Aktivitäten sind nicht mehr statisch, denn sie bestehen aus einem laufenden Prozess, der rollierende Forecasts liefert. Auch das Reporting und unser Management-Informationssystem haben sich verbessert.“ Die Erstellung und Verwaltung von Berichten erfolgt im Self-Service-Modus in der gleichen Planungs- und Simulationsumgebung der Plattform, in der alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen.