Gute Ansatzpunkte für den Einstieg in die Automation sind
- Kreditoren-Buchhaltung – insbesondere die Komponente der Rechnungsbearbeitung
- Datensatz-zu-Bericht-Prozesse – unternehmensinterne Abgleiche, unternehmensinterne Forderungen, Journalbuchungen
- Stammdatenmanagement – insbesondere die Verwaltung von Lieferantendaten, da Fertigungsunternehmen dafür bekannt sind, eine große Lieferantenlandschaft zu haben, die immer wieder Stammdatenaktualisierungen erfordert.
- Automatisierung von Beschaffungsanfragen – da Kunden oft einem sehr zeitaufwändigen Beschaffungsanfragenprozess ausgesetzt sind, der durch die händische Bearbeitung in einem Webportal, Excel und SAP bedingt ist.
Welche Vorteile erwarten Unternehmen von Robotic Process Automation?
Hess: Kurz gefasst: RPA arbeitet schneller, bis zu 24 Stunden am Tag, macht keine Fehler, senkt die Kosten und dokumentiert die Arbeit lückenlos. Viele Unternehmen profitieren durch schlankere Prozesse, besseres Reporting, höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit und haben sich durch den Einsatz von RPA einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Gibt es Vorbehalte gegenüber den Technologien (RPA, ML, AI)? Wenn ja, welche sind das?
Hess: In manchen Köpfen ist die Prozessautomatisierung mit der Angst vor Arbeitsplatzverlusten verbunden. Das ist aber nicht unbedingt der Fall. Viele Leute sind auch der Meinung, dass die Automatisierung eines Prozesses immer mit einem hohen Zeit- und Budgetaufwand verbunden ist. Es bestehen manchmal noch Zweifel, dass die Automatisierung nicht immer einen Mehrwert bringt und wird als zu großes Risiko für das Unternehmen gesehen.
Wie sollten Unternehmen bei der Planung der Implementierung einer entsprechenden Lösung vorgehen?
Hess: Bei der Planung sollten sich Unternehmen frühzeitig mit Automatisierungsexperten beraten, um die Implementierung reibungslos zu gestalten. Wichtig ist es, alle Prozesse, die im Unternehmen stattfinden unter die Lupe zu nehmen, zu dokumentieren und zu bewerten. Dabei sollten auch erfahrene Mitarbeiter befragt und eingebunden werden. Zu einem guten Change Management gehört, dass die Belegschaft früh eingebunden und der nächste Schritt der digitalen Transformation nicht nur als Projekt, sondern als nachhaltige Transformation der Unternehmenskultur angesehen wird. Auf Basis der gemeinsamen Potenzialanalyse kann dann eine Strategie entwickelt werden. Es besteht die Möglichkeit, das gesamte Thema auszulagern oder im Unternehmen selbst abzubilden. ‚Automation-as-a-Service‘ wird als innovatives und agiles Modell ohne Vorabinvestitionen immer beliebter.