Die im oberbayerischen Pfaffenhofen ansässige Triorail Bahnfunk ist spezialisiert auf die Entwicklung, die Fertigung und den Vertrieb von Funk- und Steuerungsmodulen für die Übertragung der Sprach- und Datenkommunikation im Bahnfunk. Das Produktprogramm umfasst Module auf Basis des Mobilfunksystems ´GSM-R` (GSM-Global System for Mobile Communications R-Rail), die eine bestmögliche Unterdrückung von Störsignalen benachbarter Funksysteme erlauben sowie Terminals und Testgeräte in verschiedenen Formfaktoren. Zu den Kunden zählen Eisenbahnunternehmen und deren Lieferanten. Triorail beschäftigt 25 Mitarbeitende und verfügt neben dem Direktvertrieb der Produkte über rund ein Dutzend Distributoren. Das Unternehmen ist zudem Mitglied in den Institutionen ETSI sowie Unife und arbeitet in mehreren Gremien am nächsten Bahnfunk-Standard FRMCS.
Workflows auf dem Prüfstand
„Die Anforderungen der Bahnkunden bedeuten für uns, dass wir die Workflows sowohl in der Fertigung der jährlich rund 8.000 verkauften GSM-R-Funkmodule, Terminals und Testsysteme als auch im administrativen und organisatorischen Bereich kontinuierlich überprüfen, überdenken und optimieren müssen“, erläutert Jürgen Hofmann, Geschäftsführer bei Triorail Bahnfunk. Bereits seit der Firmengründung setzt das Unternehmen auf eine kaufmännische Software, die durch die zunehmende Datenmenge und -vielfalt an ihre Grenzen stieß. „Artikelspezifische bzw. fertigungsbegleitende Daten und Dokumente haben wir ebenso wie die Seriennummern-Verwaltung überwiegend mit Excel-Listen gemanagt“, ergänzt Qualitätsmanager Michael Follner. „Manuelle, listengeführte Prozesse erfordern jedoch einen wirtschaftlich nicht zu rechtfertigenden Aufwand und beinhalten ein hohes Fehlerrisiko. Zudem war die Suche nach Altdokumenten aufgrund der explorerstrukturierten Ablage im Netzwerk sehr beschwerlich. Von transparenten oder durchgängigen Geschäftsprozessen konnte dabei natürlich kaum die Rede sein. Daher machten wir uns auf die Suche nach einer modernen und praxisgerechten Unternehmenssoftware.“
Anforderungen definieren
Eingebettet in die Digitalisierungsstrategie analysierten und bewerteten die Triorail-Verantwortlichen mehrere IT-Systeme und deren Hersteller. Ziele der Einführung einer neuen Software waren unter anderem:
- ERP- und PPS-Funktionalität mit Anpassungsmöglichkeiten,
- Beschleunigung und Vereinfachung der administrativen Auftragsbearbeitung und automatisierte Lagerbewegungen
- Protokollierung der Fertigungsprozesse und Dokumentation von Rückläufern über integriertes Dokumenten-Management,
- bedienerfreundliche Oberflächen,
- angemessener Kostenrahmen.
Die getesteten Systeme konnten die Triorail-Verantwortlichen jedoch nicht zufreiden stellen. Eine weitere Referenz bekam das Unternehmen dann durch den Fertigungspartner Global Components, der bereits seit einigen Jahren die ERP/PPS-Software der TimeLine Business Solutions Group einsetzt. Diese deckte die Anforderungen von Triorail zu großen Teilen bereits im Standard ab.
Eine Struktur für alle
Ob komplexe Produktionsprozesse, weltweite Vertriebsaktivitäten, gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten oder individuelle Produktanforderungen: Wie die meisten anderen Fertigungsbetriebe muss sich auch Triorail mit einer zunehmenden Vielzahl und Vielfalt an produkt- und auftragsrelevanten Daten und Dokumenten auseinandersetzen. „Über die reine Verwaltung und Archivierung hinaus stellt deren Organisation und Steuerung einschließlich umfangreicher Suchfunktionalitäten einen zunehmend bedeutenden Wettbewerbsfaktor dar“, sagt Follner. TimeLine bietet ein ERP-integriertes Dokumentenmanagement mit automatischem Import und selektiver Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails inklusive Anhängen. Sämtliche ins DMS übernommene Dokumente werden verschlagwortet und bei Bedarf mit Kunden oder Artikeln aus dem ERP-System verlinkt. Darin erzeugte Dokumente werden automatisch im DMS archiviert. Michael Follner weiter: „Mit TimeLine-DMS haben wir nicht einfach nur unser bisheriges Papierarchiv durch ein Digitalarchiv ersetzt. Vielmehr schafft die Software eine einheitliche Struktur und überwindet organisatorische Grenzen, indem sie Dokumente und Prozesse automatisiert und lenkt. Dadurch konnten wir sowohl die Sicherheit als auch die Transparenz sämtlicher Unternehmensdaten erhöhen. Effektive Suchmechanismen haben für unsere Mitarbeitenden darüber hinaus den Zeitaufwand reduziert und Abläufe vereinfacht – ganz im Sinne von ‚finden statt suchen‘.“