Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse über SAP-Software abwickeln, dürften sich im Jahr 2021 mit einigen Herausforderungen konfrontiert sehen. Zum einen müssen sie weiterhin den Umstieg von ERP auf S/4Hana vorbereiten, denn die Mainstream-Wartung für Kernanwendungen der SAP Business Suite 7 läuft 2027 aus. Zum anderen hat die aktuelle Ausnahmesituation durch Corona in vielen Branchen zu Umsatzeinbußen geführt, die auch Auswirkungen auf das Budget für Investitionen haben. Eine Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG) hat ergeben, dass 22 Prozent der Unternehmen bei den IT-Budgets für 2021 Rückgänge von 20 Prozent und mehr erwarten. Zudem gaben 43 Prozent der Umfrageteilnehmer an, dass sie ihre S/4Hana-Projekte oder -Planungen vorerst verschieben oder zurückstellen. Anstelle von Großprojekten stehen bei den Investitionen im kommenden Jahr also meist Optimierungen und Effizienzsteigerungen bestehender Geschäftsprozesse im Vordergrund. Smarte Tools mit schnellem Nutzen könnten demnach für die SAP-Strategie 2021 besonders attraktiv sein.
1. Nutzerstammdaten und Berechtigungsmanagement
Vielen Firmen stellt sich das Problem der User- und Berechtigungsverwaltung, auch und gerade, wenn verschiedene Systeme und externe Cloud-Lösungen zum Einsatz kommen. Einen Mitarbeiter in verschiedenen Systemen mehrfach anzulegen hat Nachteile. Es ist nicht nur ein doppelter Aufwand, die Daten einzupflegen und aktuell zu halten, sondern legt auch die Basis für eine hohe Fehlerquote. Wenn an manchen Stellen Aktualisierungen stattfinden, in anderen Systemen aber nicht, entstehen Differenzen und Daten unterschiedlicher Qualität. Anstatt Berechtigungen und Rollen manuell zu pflegen, empfiehlt sich die Implementierung eines zentralen Identity Management Systems. Mit ihm werden u.a SAP-Systeme, die auf ABAP basieren, mit einem Nutzer- und Berechtigungsmanagement ausgestattet. Das System verwaltet und dokumentiert zentral und zielsystemunabhängig die Systemzugänge und Berechtigungen der Anwender, seien es Stammdaten, Benutzerparameter oder Rollenzuordnungen.
2. Cloud Connector für Spezialsysteme nutzen
Damit ein Mitarbeiter wirklich für alle relevanten Systeme Berechtigungen für seine Arbeit erhält, müssen diese an den Rechtemanager angebunden werden. Bei Tools zur Rollenverwaltung werden die Anbindungen für die einzelnen Systeme oft mit sehr hohem Aufwand programmiert. Die Kosten können je nach System schnell zwischen 20.000 und 80.000 Euro liegen. Eine solche Programmierung ist nicht nur aufwendig, sondern bei Wartung und Updates meist mühsam. Die Lösung könnte ein Cloud Connector sein, wenn er alle Systeme mit einem Identity Manager verknüpfen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob Drittsysteme in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum gehostet werden. Die User merken in der Regel nicht, dass ein Cloud Connector die Verbindung mit anderen Systemen herstellt. Sie können sich so verhalten, als wären sie voll integriert, die Useroberflächen ändern sich dadurch nicht. Durch einen passenden Cloud Connector müssen Anbindungen für die Einzelsysteme nicht neu programmiert, sondern nur konfiguriert werden.
3. Berechtigungskonzepte auf Hana vorbereiten
Bevor zu S/4Hana migriert wird, ist wegen der großen Anzahl der zu bearbeiteten Rollen ein Berechtigungs-Redesign dringend zu empfehlen. Denn Berechtigungskonzepte müssen sicher neu aufgesetzt und für die In-Memory-Nutzung vorbereitet werden. Viele SAP-Kunden wissen nicht, was bei der Migration mit ihren Rollen passiert und wie sie mit ihren bisherigen Berechtigungen weiterarbeiten können. Zudem herrscht oft große Unklarheit darüber, mit wie viel Aufwand die Neuausrichtung oder Anpassung der Berechtigungen verbunden sein wird. Sehr hilfreich sind hierbei Tools, die die Berechtigungskonzepte S/4HANA-fähig machen: Ein Analyse-Tool schafft einen Überblick über die betroffenen Rollen und leitet davon Handlungsempfehlungen für den optimalen Ansatz der Migration – Brownfield oder Greenfield – ab. Aus der Bewertung der Rollen ergibt sich, welche betroffen sind, welche verändert werden müssen oder übernommen werden können. Ein Ampelsystem gibt optisch Auskunft über den Status. Das Tool zeigt an, wie viele Transaktionscodes aktuell verwendet werden, die ersatzlos wegfallen, die ersetzt werden und welche durch eine FIORI App ausgetauscht werden. So können Unternehmen den Anpassungsaufwand leichter einschätzen.