ERP-Projekte sind komplex und binden je nach Umfang eine nicht zu unterschätzende Anzahl an Ressourcen über einen längeren Zeitraum an sich. Vor diesem Hintergrund hat Poesis Consulting eine Studie zum Thema ERP-Umstellung durchgeführt, an der Unternehmen aus Österreich und Deutschland mit 80 bis 2200 Mitarbeitern teilnahmen. Die Kernergebnisse werden im folgenden erläutert.
Softwareauswahl
Eine der ersten Fragen, die bei einer ERP-Umstellung aufkommt, ist die Frage nach der passenden Software. Dabei ist man prinzipiell mit zwei Möglichkeiten konfrontiert: Update auf eine aktuellere Version der sich schon in Betrieb befindlichen Software, oder der Wechsel zu einem anderen Software-Anbieter. Bei der Entscheidung können einige Leitregeln helfen. Es gibt gute Gründe für die weitere Verwendung einer Software, wie etwa ein ähnlicher Aufbau und eine bekannte Benutzer-Oberfläche. Dadurch wird beispielsweise die Umstellung aufgrund des bereits vorhandenen Wissens erleichtert. Zudem ist die Überführung einfacher, Geschäftsbeziehungen und Kontakte zum Softwarehersteller bleiben bestehen, häufig besteht die Möglichkeit bereits verhandelte Lizenzen ins neue System übernehmen zu können, Third Party Tools sind bereits bekannt und der Schulungsaufwand ist geringer. Doch auch für einen Anbieterwechsel gibt es Gründe. Die am häufigsten genannten sind dabei Unzufriedenheit mit der bekannten Software, deren begrenzter Funktionsumfang sowie die Änderung des Geschäftsmodells und der damit einhergehenden nicht mehr länger gegebenen Passung mit dem bestehenden Angebot des Anbieters. Ungeachtet dessen, ob man weiterhin in der Anbieter-Welt bleibt oder nicht, bildet ein strukturiertes Evaluations- und Auswahlverfahren basierend auf den Anforderungen der zukünftigen Prozesse, die rechtzeitige Einbindung der beteiligten Personen sowie die Rückendeckung durch die Geschäftsführung und die Unterstützung durch externe Spezialisten eine gute Grundlage, um die richtigen Software zu finden.
IT-Landschaft
Nach der Auswahl muss die ERP-Software in die bereits existierende IT-Systemlandschaft integriert werden. Dabei nennen die Befragten das CRM-System als das am meisten betroffene IT-System, wenn es um den Anschluss an ein ERP-System geht. Ferner erachten die Befragten die Schnittstelle zu externen Dienstleistern oder auch das Reporting als wesentlich, da deren Integration zentrale Faktoren für eine erfolgreiche ERP-Umstellung sind. Als immer wiederkehrendes Kriterium für die Auswahl des ERP-Systems wird von den Befragten die Langlebigkeit der Software genannt – das zukünftige System sollte keine kontinuierlichen Veränderungen in den Lizenzbestimmungen aufweisen und technologisch zukunftsweisende Voraussetzungen erfüllen. Da die meisten zeitgemäßen ERP-Lösungen cloudbasiert sind, müssen sich auch die Kunden gezwungenermaßen vermehrt mit einem Wechsel in die Cloud beschäftigen. Schließlich gibt es auch gute Gründe dafür, wie etwa geringere Anforderungen an die eigene Infrastruktur, Flexibilität in Sachen Nutzeranzahl und Lizenzen oder einfache Skalierbarkeit. Jedoch muss wie immer die Situation beurteilt werden, in der sich das jeweilige Unternehmen befindet. Auch heute kann eine On-Premise-Installation noch immer die bessere Wahl sein. Wie auch immer man sich entscheiden mag, es hat maßgebliche Auswirkungen auf das weitere Projekt.
Go-Live
Der Go-Live kann als Big Bang oder in Etappen (modular oder über Mandanten) erfolgen. Ein Big Bang eignet sich dabei vor allem, wenn starke Abhängigkeiten zwischen den Systemen bestehen und hoch-integrative Prozesse betrieben werden. Es ist zwar die riskanteste Form des Go-Lives, oftmals aber weniger komplex und ressourcenschonender. Dabei wird auf ein konkretes Datum hingearbeitet, ab welchem die Nutzung des Alt-Systems beendet wird. Ein Go-Live in Etappen reduziert im Vergleich dazu das Risiko, da weniger Inhalte zu einem dezidierten Zeitpunkt live gehen und weniger Ressourcen gleichzeitig gebunden werden. Man kann auch von einer Art Lerneffekt profitieren, da mehrere zeitlich aufeinanderfolgende Go-Lives – über Module oder Mandanten hinweg – stattfinden. Dadurch wird jedoch zwangsläufig die Projektlaufzeit verlängert, womit auch ein erhöhter Planungsaufwand einhergeht. Zudem ist ein solcher Go-Live komplexer.