Für ein Modernisierungsprojekt ist es zunächst sinnstiftend, dass die Geschäftsleitung ihre Vision mit der IT-Abteilung teilt. Je klarer das Bild darüber ist, wie das Unternehmen künftig agieren soll und welches die strategischen Ziele sind, desto sicherer gelingt der Wechsel. Dabei ist es wichtig, auch die Schwachstellen in der vorhandenen IT-Landschaft offenzulegen. Die Probleme von Fachabteilungen sollten bereits in diesem frühen Projektstadium einbezogen werden. Aus gewonnenen Erkenntnissen lassen sich die Anforderungen an die IT-Architektur ableiten. Um Veränderungen an den neuen Infrastrukturen zu erleichtern, könnte die Implementierung einer Integrationsplattform helfen, welche die eingesetzten Systeme zusammenführt. Diese können Mitarbeiter mit Daten versorgen, gleich in welcher Applikation sie vorliegen. Die IT-Abteilung kann die Systemlandschaft nach Bedarf skalieren und gleichzeitig das sogenannte IT Delivery Gap schließen, womit die Lücke zwischen Businessanforderungen und deren Umsetzung durch die IT gemeint ist
Daten verfügbar machen
Wenn IT-Abteilungen in der Vergangenheit Applikationen isoliert voneinander geführt haben, dann bauten sich in der Regel im Laufe der Zeit unterschiedliche Datenbanken im Unternehmen auf. Das betrifft Kunden- und Produktdaten. So ist es in der Praxis häufig der Fall, dass der Vertrieb beispielsweise mit den im Customer-Relationship-Management (CRM)-System abgelegten Kontaktdaten arbeitet, während Rechnungen auf die im Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System erfassten Adressen ausgestellt werden. Auch Produktdaten können in unterschiedlichen Anwendungen hinterlegt sein, etwa in einem Manufacturing Execution System (MES) und in einer ERP-Software. Die Folge sind redundante Daten in unterschiedlichen Programmen, die womöglich durch unterschiedliche Schreibweisen oder eine variierende Struktur inkonsistent sind. Diese Daten zu bereinigen und zu konsolidieren ist notwendig, um das künftige Master Data Management auf ein solides Fundament zu setzen. Es gibt heute leistungsfähige Tools am Markt, die dabei helfen, redundante Daten aufzuspüren und zu konsolidieren. Ebenso beinhalten einige CRM-Systeme Funktionen, die bei der Datenbereinigung unterstützen.
Sicherheitslücken schließen
Die IT-Sicherheit hat einen hohen Stellenwert in aktuellen IT-Projekten. Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten können mit hohen Geldstrafen geahndet werden. Vor allem Unternehmen, die Cloud-Produkte einsetzen, sollten Sicherheitsvorkehrungen treffen. Dies gilt insbesondere für ihre Schnittstellen (API) zu anderen Systemen, die vor Cyberangriffen sicher sein müssen und keine Datenlecks aufweisen dürfen. Für ihre API-Sicherheitsstrategie könnten Unternehmen ein zentralisiertes Governance-Modell etablieren, das Standards für die API-Entwicklung festlegt. Mit solchen Normen ist zudem die Einhaltung definierter, vereinbarter Sicherheitsstandards innerhalb einer Infrastruktur leichter umsetzbar. Darüber hinaus helfen eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und die Einrichtung von API-Gateways bei der Umsetzung einer strengen API-Zugriffskontrolle sowie mehrstufiger Schutzmaßnahmen. Kontinuierliche Kontrollen sichern die Funktionalität der Sicherheitsmaßnahmen laufend ab.
Ablehnung vorbeugen
Um die Belegenschaft auf den gewünschten Einsatz integrierter Software einzustimmen, sollten alle Beteiligten von Beginn an mit verständlicher Kommunikation einbezogen werden. Fragen zu Meilensteinen und Nutzen sollten beantwortet werden. Auch die anfallenden Veränderungen gilt es zu besprechen. Während des Projekts sollten regelmäßige Besprechungen erfolgen, in denen die IT-Verantwortlichen über die Projektfortschritte informieren und vor allem die Ideen und Einschätzungen der Anwender einholen. Wichtig ist auch, den Anwendern Feedback zu geben, warum etwas nicht wunschgemäß umgesetzt werden kann, und Alternativen vorzuschlagen.