Reporting- und Kommunikation
Um ein ganzheitliches Verständnis unserer Lieferkette zu erhalten, implementierten wir bereits vor drei Jahren einen monatlichen Rolling Forecast Report mithilfe von SO99+ von ToolsGroup. Dieser Bericht über die Lieferzuverlässigkeit konzentrierte sich auf Schnelldreher aus unseren Fabriken in Übersee. Ziel des Reports war, ein gemeinsames Verständnis über den gesamten Prozess von den Bestelldaten bis zum Tag der Ankunft in unserem Lager zu etablieren. Zuvor hatten wir uns beim Reporting nur auf die KPI „Ex Works Delivery“ (EXW) konzentriert, also wann ein Produkt an einem bestimmten Ort bereitgestellt wird. Wir wollten auch die Transportvorlaufzeit einbeziehen. Daher änderten wir die Messgröße von EXW zu ETA (geschätzte Ankunftszeit), um besser abschätzen zu können, wann die Teile in unserem Lager eintreffen. Der Report wurde unseren Fabriken angeboten, sodass sie jeden Monat die Bestandsplanung für die Werke verwalten und optimieren können. Mit dem Report können sie die Einkaufsaktivitäten bei ihren eigenen Lieferanten früh beginnen, aber auch bei ihrer Montageeinheit. Die Daten erlauben es ihnen, Prognose zu erstellen, bevor sie die Berechnungen von unserem deutschen Standort erhalten haben. So konnten sie etwa Seefrachtcontainer und Schiffe bereits drei Monate früher buchen, als der deutsche Geschäftsbereich LES die Nachfrage an die Fabrik heranträgt. Im Gegenzug erhalten wir jeden Monat von unseren Fabriken einen Bericht über Lieferverzögerungen, der uns hilft, zusätzliche Gegenmaßnahmen einzuleiten, um eine Verschlechterung bei den Servicezielen zu vermeiden. Wir halten regelmäßige Treffen mit den Fabriken ab, um all diese Themen zu besprechen und, falls notwendig, Maßnahmen zur Verbesserung der Situation zu ergreifen.
Systeme und Prozesse
In der Vergangenheit hatten wir bereits daran gearbeitet, in unserem SAP-System die Materialstammdaten in Hinblick auf verschiedene Parameter zu verbessern, etwa bei den Wiederbeschaffungszeiten, die sich direkt auf die Prognose für die Beschaffungsaktivitäten auswirken. Wir haben alle unsere Materialstammdaten, die mit den verschiedenen Lieferanten verknüpft sind, analysiert und die Vorlaufzeiten entsprechend geändert und angepasst. Dies hat die Genauigkeit der Beschaffungsaktivitäten gegenüber unseren Fabriken verbessert. Eine andere Aktivität hier war die teilweise Automatisierung beim Umgang mit Vorgänger- und Nachfolger-Artikeln, sodass wir hier keine unnötigen Vorgängerbestände auf Lager halten müssen und mit dem Verkauf der Nachfolge-Ersatzteile gleich nach der letzten Verkaufsaktivität beginnen können. Außerdem verwenden wir SO99+ von ToolsGroup für die Berichterstattung über irreguläre Nachfrageentwicklungen, wodurch unser Team außergewöhnliche Kundenbestellungen identifizieren kann. Durch die Verwendung dieses Reports haben wir herausgefunden, dass sich die Nachfrage einiger Kunden während der Pandemie völlig verändert hat. Wir passten unsere Prognose darauf an, um nicht mehr Bestände als tatsächlich nötig zu bestellen. Vor zwei Jahren haben wir zudem eine E-Commerce-Webshop-Plattform eingeführt, über die unsere Kunden Ersatzteile direkt online bestellen können. Das hat sich für unsere Kapazitäten als vorteilhaft erwiesen, da wir die maximale Bestellung von Ersatzteilen pro Termin begrenzt haben und unnötig hohe Bestellanforderungen für wertvolle Ersatzteile vermeiden können. Als Teil unserer Prozesse haben wir zudem vor drei Jahren mit einer jährlichen Ausmusterungsaktion begonnen, um zu ermitteln, welche Ersatzteile in unserem Lager nicht mehr benötigt werden.
Ad hoc-Maßnahmen
In Ausnahmefällen, wenn alle bisher beschriebenen Maßnahmen nicht greifen, verwenden wir SO99+, um kritische und dringende Teile zu identifizieren und Engpasssituationen zu vermeiden. Zusätzlich nutzen wir die Software, um die wichtigsten Artikel für unser Geschäft vor Saisonbeginn zu identifizieren, Großbestellungen aufzugeben und uns so auf eine hohe Nachfrage vorzubereiten. Das kann zwar dazu führen, dass unser Bestand innerhalb eines Zeitraums von zwei bis drei Monaten ansteigt, aber so kann sichergestellt werden, dass wir die Serviceziele für diese wichtigen Teile eingehalten werden. Während der Pandemie haben wir auch die Möglichkeit genutzt, einige Ersatzteile über unsere europäischen Tochtergesellstellen. So konnten wir uns gegenseitig bei Engpässen unterstützen.