Das Kerngeschäft von Meyle ist die Distribution von Komponenten für die Automatisierungstechnik und Beratungsdienstleistungen. Die Firma hat ein umfangreiches Produktportfolio, zahlreiche nationale und internationale Zulieferer und mehr als 10.000 Kunden weltweit. Bei Meyle müssen jährlich rund 13.000 Belege verarbeitet werden, was lange ein zeit- und somit kostenintensiver manueller Prozess war. Heute läuft der Vorgang größtenteils ohne menschliches Zutun ab.
E-Rechnungen trieben Projekt
In der Regel nehmen die Meyle-Mitarbeiter Kundenanforderungen auf und stellen daraufhin einen Warenkorb mit den entsprechenden Komponenten zusammen. Dabei sind sie sowohl für die Beschaffung der benötigten Teile verantwortlich als auch für deren Auslieferung. Eine Trennung von Ein- und Verkauf existiert nicht. Dieses Vorgehen hat für die Kunden Vorteile, sorgt aber für einen komplexen Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle. Besonders die Verwaltung von Eingangsrechnungen gestaltet sich aufwendig, da alle Beschäftigten aus dem Vertrieb selbständig Einkäufe tätigen können. Die Zuständigkeiten und Fristverwaltung waren somit vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung von Intransparenz geprägt und die Auskunftsfähigkeit häufig nicht gegeben. „Den Bedarf, hieran etwas zu ändern, hatten wir bereits erkannt. Zudem haben zuletzt immer mehr Lieferanten auf elektronische Rechnungen umgestellt, was ein weiterer Treiber für das Projekt war“, blickt Frank Schürmann zurück, der bei Meyle neben seinen Aufgaben im Vertrieb auch für eine reibungslos arbeitende IT verantwortlich ist. Die Bearbeitung und rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt hohe technologische Anforderungen an Meyle. Um diese zu erfüllen, plante Frank Schürmann die Einführung einer Lösung für das Invoice Management. „Dabei war es uns wichtig, ein System einzuführen, dass uns Mehrwerte über die reine Ablage der Rechnungen hinaus bietet und unsere Prozesse workflowgestützt abbilden und optimieren kann.“ Erster Ansprechpartner war die Hamburger Software GmbH & Co. KG (HS), deren ERP-Lösung Meyle nutzt.
Integration in ERP-System
Aljoscha Kuhr, Produktmanager DMS bei Hamburger Software, führt hierzu aus: „Als ERP-Anbieter sind wir spezialisiert auf Anwendungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Um unseren Kunden ein vollumfängliches Angebot machen zu können, haben wir eine enge Partnerschaft mit der Ceyoniq Technology geschlossen und deren Lösungen zur Dokumentenverarbeitung tief in unsere Systeme integriert.“ Im Meyle-Projekt stand Ceyoniq-Sales-Manager Frank Kleigrewe als Ansprechpartner bereit. Nachdem der Mitarbeiter mit den Stärken von nscale auf dem Gebiet des Invoice Managements argumentierte, wurde beschlossen, den Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle mit dem Tool zu digitalisieren. Christian Bartsch verantwortet bei Ceyoniq das Partner Management. „Die Zusammenarbeit mit HS Hamburger Software verlief gewohnt harmonisch, sodass wir dem Meyle-Team innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens eine passende Lösung bereitstellen und diese in Betrieb nehmen konnten“, erinnert er sich.
Spürbare Unterschiede
Seit der Einführung des Moduls hat sich bei Meyle viel getan. Wurden Rechnungen früher papierbasiert verarbeitet, wobei die Prüfung und Freigabe jeweils manuell erfolgte, ist dieses Verfahren einem neuen Ablauf gewichen: Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden durch ein integriertes Tool klassifiziert. OCR-basiert (Optical Character Recognition) erkennt die Software, ob es sich um eine Kostenrechnung oder eine Warenrechnung handelt. Entsprechend verläuft der anschließende Workflow.