Um administrative Verschwendung abzustellen, entwickelt CIM Aachen Prozesse, mit denen die Ursache der Verschwendung behoben wird. Dabei wird beispielsweise im Handlungsfeld ‚Erhöhung des ERP-Nutzungsgrades‘ die Arbeitsweise mit dem System sowie dessen Parametrisierung angepasst. Erst wenn dadurch keine signifikanten Verbesserungen erreicht werden können, steht eine Erweiterung der IT-Landschaft an. Doch auch diese helfen nich, wenn nur unzureichend mit dem System gearbeitet wurde und Informationen unstrukturiert im ERP abgelegt worden sind.
Suchzeiten weiter reduzieren
Bei der Kaup GmbH & Co. KG, einem Hersteller von Stapleranbaugeräten, waren Suchzeiten zum Projektstart bereits unterdurchschnittlich. Trotzdem ging das Unternehmen mit der Anforderung ins Rennen, diese nochmals zu reduzieren und dabei ein anwenderfreundliches System für Mitarbeiter bereitzustellen, welches neben klassischen Filtermöglichkeiten auch die Stichwortsuche innerhalb von Langtexten und angehängten Dokumenten ermöglicht. Also Bereiche, die mit den klassischen SAP-Suchhilfen nicht zu erschließen waren.
SAP-Bordmittel eingeführt
Um dies zu erreichen, wurde bei Kaup die Anwendung SAP Enterprise Search eingeführt. Das Boardmittel ermöglicht Benutzern browserbasiert praktisch alle SAP-Daten in Echtzeit zu durchsuchen. Die Treffermenge wird ‚objektiv‘ sortiert und gruppiert dargestellt, was eine weitere Einschränkung der Treffermenge erleichtert. Als technische Voraussetzung für die Implementierung muss eine SAP Hana-Datenbank im Einsatz sein. R3-Systeme ohne diese Datenbank können über den Trex vergleichbare Suchfunktionen nutzen. Die Hana DB ist bei Kaup seit 2016 unter SAP R3 im Einsatz. Im Hintergrund arbeitet dazu eine kontinuierliche Indizierung der im System definierten Search-Konnektoren. So können die Mitarbeiter heute in Echtzeit unstrukturiert abgelegte Informationen im SAP-System finden und bis zu 60 Prozent ihres Suchaufwandes sparen.
Ohne SAP-Erfahrung nutzbar
Auch weniger SAP-affine Nutzer können von der neuen Suchfunktion profitieren, da weder Transaktion noch Bedienung der klassischen Suchhilfen geläufig sein müssen. Ein Nebeneffekt: Durch die Anbindung von Search-Konnektoren außerhalb der SAP-Systemgrenzen können Mitarbeiter auch in den Anbaugeräte-Historien aus der Zeit vor der SAP-Einführung suchen.