Prinzipiell braucht ein APS-System Daten zu Bearbeitungs- und Rüstzeiten, den involvierten Ressourcen und der herzustellenden Menge, um planen zu können. Auch Informationen zu Lieferterminen laufender Bestellungen und aktuellen Lagerbeständen sind relevant. Entgegen verbreiteter Annahmen genügen oft Schätzwerte für eine hinreichend genaue Planung. Die vom ERP-System ermittelten Ecktermine für Fertigungsaufträge und Arbeitsgänge sind hingegen unwichtig, da sie in der Regel zu Beginn des Fertigungsprozesses bestimmt wurden und sich in seinem Verlauf überholt haben. Sie müssen daher nicht extra bereinigt werden, sondern werden im APS-System automatisch aktuell gehalten und gegebenenfalls angepasst.
Übergangszeiten irrelevant
Auch die Übergangszeiten zwischen einzelnen Bearbeitungsschritten sind für viele APS-Systeme größtenteils irrelevant, da nicht zwischen Planungspuffern und tatsächlich notwendigen Übergangszeiten (z.B. Transportzeit, Trockenzeit etc.) unterschieden wird. Häufig ermitteln Betriebe eine durchschnittliche Übergangszeit zwischen zwei Arbeitsplätzen aufwendig aus Vergangenheitsdaten und ziehen sie als feste ‚Pufferzeit‘ in die Planung ein. Tatsächlich jedoch handelt es sich dabei um eine Variable, die durch den Planungsprozess gezielt beeinflusst werden soll – also nicht um eine Eingangs-, sondern um eine Ausgangsgröße. Kommt z.B. ein Eilauftrag herein, werden dessen Arbeitsgänge schnell hintereinander abgearbeitet. Die Übergangszeit dazwischen ist daher minimal und entspricht nicht mehr dem ermittelten Wert. Vielleicht wird ein anderer Auftrag dadurch bewusst zurückgestellt, was wiederum dessen Übergangszeiten verlängert. Im Sinne der Feinplanung muss die Übergangszeit also im Vorfeld gezielt variiert werden, um Ressourcen besser zu nutzen und die Aufträge termingerecht fertigzustellen.
Dynamisch geplant
Nach diesem Prinzip plant und terminiert ein APS-System meist jeden Arbeitsgang im Auftragsnetz dynamisch. Es berechnet Faktoren und Zusammenhänge, und kann so die vorhandenen Kapazitäten auslasten. Dafür ist es entscheidend, die Gesamtstruktur der realen Arbeitsgänge genau in das System zu übertragen. Abgestimmte Prozesse sind daher letztlich relevanter als genaue Daten.
Daten bereinigen
Am Anfang einer APS-Einführung muss dennoch eine Datenbereinigung stehen. Diese geht oft schneller vonstatten, als viele Unternehmen denken. Zieht man einen entsprechenden Lösungsanbieter hinzu, können Unternehmen vermeiden, Zeit auf die Bereinigung von Daten zu verschwenden, die letztlich für das System keine Rolle spielen. Zudem verfügen Anbieter über Tools, die den Datenbestand auf Fehler untersuchen. Eine Datenbereinigung ist allerdings keine Hauruck-Aktion. Um die Datenqualität dauerhaft auf einem hohen Niveau zu halten, muss ihre Pflege Bestandteil der Prozesskette werden. Dies impliziert, abteilungsübergreifend ein Bewusstsein und eine einheitliche Planungsphilosophie zu entwickeln. Der Vorteil einer Optimierungssoftware liegt an dieser Stelle darin, neu auftretende Fehler zu erkennen und dem jeweiligen Verantwortlichen aufzuzeigen. Durch die transparenteren Prozesse machen APS-Systeme außerdem strukturelle Fehler sichtbar.