Vom Papier in den Ordner
„Solange Menschen die digitale Ablage händisch durchführen, bindet dieser Zustand nicht nur wichtige Kapazitäten, sondern bietet auch immer Raum für derartige Fehler“, erläutert Rudolph. „Hier schafft Automatisierung Abhilfe. Mit einem Digitalisierungskonzept – unterstützt durch intelligente Scansoftware für bereits im Unternehmen vorhandene Multifunktionsgeräte – lassen sich sogar analoge Informationen mit nur einem Knopfdruck direkt in die korrekte Ablage einpflegen. Ohne Zwischenstation oder Fehlerfaktor Mensch findet jede Datei so auf Anhieb den richtigen Platz in der modernen digitalen Ablage.“
Integrierte Technologie
„Mithilfe der angesprochenen Software lassen sich Dokumente schon während des Scanprozesses zusätzlich so modifizieren, dass auch deren Inhalt für das Suchen und Finden relevant wird. Mit OCR – also der optischen Texterkennung – lassen sich inhärente Informationen urbar machen und in einer so effizienten Weise auslesen, dass für einen Suchprozess nicht einmal mehr zwingend ein Dateiname vorhanden sein muss“, schildert Rudolph. Außerdem werde künstliche Intelligenz auch in diesem Bereich eine bedeutende Rolle spielen, um digitale Dateiablagen in Unternehmen ordentlich und strukturiert zu halten. „Durch die richtigen Tools steht einer mühelosen, aber perfekt optimierten Ablage künftig nichts mehr im Wege“, schließt Geschäftsführer Rudolph.
Die Firma Exapture wurde 2003 in Berlin gegründet und entwickelt sowie vertreibt als Softwareunternehmen Produkte rund um die Digitalisierung von Daten in Papierform. Dabei nutzt der Anbieter die bereits vorhandenen Multifunktionsgeräte von Unternehmenskunden und ergänzt diese durch angepasste Software. So versteht sich Exapture als herstellerunabhängiger App-Store für Multifunktionsgeräte. Dabei entstehen individuelle Scankonzepte in Unternehmen, damit abliegende papiergebundene Informationen für verschiedene Geschäftsprozesse digital zur Verfügung stehen.