Der bayerische Maschinen- und Anlagenbauer Grenzebach bedient die Glas- und Baustoffindustrie sowie der Intralogistik mit kundenspezifischen Automatisierungslösungen. Darüber hinaus erschließt das Unternehmen neue Anwendungsgebiete wie das Rührreibschweißen, die Automatisierung der Additiven Fertigung, Recycling-Verfahren, solaraktive Fassaden oder die digitale Vernetzung. Entsprechend komplex sind die Planungsprozesse von Angebot über Auftragseingang bis hin zu Produktion und Auslieferung bei Grenzebach – und umso wichtiger ist eine zuverlässige und trotzdem flexible Planung. Bei den Planungsprozessen vom Angebot über Auftragseingang bis hin zu Produktion, Auslieferung und Inbetriebnahme fehlte eine projekt- und standortübergreifende Integration. Nach einer ersten Potenzialanalyse und dem Besuch eines Valantic-Referenzkunden, der ein Modul der Sales & Operations Planning-Software (S&OP) WaySuite nutzt, erarbeiteten Valantic und Grenzebach ein Pflichtenheft und klärten, welche Softwaremodule zum Einsatz kommen sollen. Nach einem Workshop zur Prozessaufnahme und sowie einer Präsentation des Beispielprozesses entschied sich Grenzebach für die S&OP-Software. Ursprünglich sollte sich das Projekt nur auf zwei Standorte in Deutschland fokussieren, wurde dann aber auf alle vier großen Standorte in Deutschland, den USA und China ausgeweitet. Das Ziel: eine optimierte und synchronisierte Planung und Steuerung der Business Units mit standort- und funktionsübergreifenden Wertschöpfungsprozessen realisieren.Verbesserungspotenzial bei der Software
Die Systemlandschaft bei Grenzebach stellte sich als komplex dar. Eigentliche Planungsfunktionen des ERP-Systems wurden in der Vergangenheit mit Excel-Makros übersteuert und werksübergreifende Lieferbeziehungen vereinfacht abgebildet. Eine Projektplanungsebene mit Anordnungsbeziehungen war im ERP nicht vorgesehen. Die Herausforderung bestand nun darin, das ERP-System zu befähigen, eine bedarfsorientierte Rückwärtsterminierung über alle Stücklistenebenen bis zum übergreifenden Projektplan der WaySuite zu unterstützen. Die Software diente so als Single-Point of Truth und vernetzte alle planungsrelevanten Informationen zu einer für die Planer greifbaren Visualisierung. Eine der Empfehlungen von Valantic war es, eine zentrale Planungsgruppe einzurichten. Tatsächlich bestand eine solche bei Grenzebach bereits. Es fehlte jedoch eine zentrale Konsolidierung von planungsrelevanten Informationen, Transparenz und klare Schnittstellen. So gab es etwa keine Abbildung von Übergangszeiten in der Planung und nur eine unzureichende Kapazitätsplanung.
Prozesse analysieren
Die zukünftige Planung folgt einem Staffelstabgedanken. Anstelle der Optimierung in einzelnen Abteilungen wird der gesamte Projektdurchsatz verbessert. Bevor sich die Zuständigen mit der Einführung der WaySuite zur ganzheitlichen Abbildung von Kundenprojekten befassen konnten, analysierten sie zunächst die Prozesse. Dazu rückten die Ist-Prozesse und die Entwicklung der Soll-Prozesse in den Fokus. Diese beschreiben ein Kundenprojekt von der Kundenanfrage bis zur -abnahme und zeigen, welche Abteilungen und Niederlassungen zu welchen Zeitpunkten einzubinden sind. Die Analysen wurden für und mit den einzelnen Business Units durchgeführt. Durch die Beschäftigung mit den Schwachstellen der bisherigen Prozesse und den Möglichkeiten einer zukünftigen softwaregestützten Planung wurden so alle Beteiligten mit ins Boot geholt – verbunden mit positiven Effekten für das Change-Management.
Der Go-live
Nachdem die Soll-Prozesse festgelegt waren, entschieden die Verantwortlichen, wie deren Planung in der Software abzubilden seien. Das Team entwickelte dazu ein Planungsleitbild. Gemeinsam mit Vertretern aller wertschöpfenden Bereiche erarbeiteten die Beteiligten, nach welchen, auch strategischen, Prinzipien die Planung erfolgen soll. Nach diesen Change-Management-Prinzipien und den neuen Prozessen definierten die Verantwortlichen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungszuständigkeiten. Die auf diesem Leitbild beruhenden Planungsprozesse wurden dann in der Software abgebildet. „Die waySuite hat eine umfassende Funktionalität, die unsere Anforderungen sehr gut umsetzt. Wir haben keine individuellen Anpassungen gebraucht und konnten komplett im Standard bleiben“, betont Moritz Ückert, Vice President Supply Chain bei Grenzebach. Nach den Schulungen für Beschäftigten folgte das Go-live.