Ob in der Beschaffung, Forschung und Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik, Kundenservice oder im Personalmanagement – auch in der Fertigungsindustrie geht nichts ohne Verträge, Vereinbarungen und Freigaben. Dokumente müssen innerhalb eines Unternehmens, aber auch mit externen Partnern ausgetauscht, signiert und abgelegt werden. Oftmals geschieht dies noch in Papierform. Um die in Fertigungsbetrieben geschäftskritischen Einflussfaktoren wie Effizienz und Reaktionszeit über die gesamte Wertschöpfung spannen zu können, bedarf es auch einer Transformation der vertraglichen Vereinbarungen. Software-Lösungen für das CLM (Contract Lifecycle Management) soll Vertragsprozesse vor und nach der Signatur beschleunigen sowie vereinfachen und so ein Element für die rechtsgültige und automatisierte Zusammenarbeit mit Vertragspartnern bieten.
Prozesse beschleunigen
Geschwindigkeitsvorteile im Zusammenhang mit externen Partnern ergeben sich beispielsweise beim Onboarding von Zulieferern: Im Fertigungsumfeld ist dies oftmals mit längeren Vorproduktionsprozessen wie Passformmustern, Labortests, Formenbau und Qualitätskontrollen verbunden. Gleiches gilt für die in der Fertigunsgindustrie gängigen Master Service Agreements (MSA). Das Aushandeln von Verträgen zwischen zwei oder mehreren Parteien, in denen die Konditionen für die Zusammenarbeit festgehalten und überwacht werden können, lässt sich durch CLM-Lösungen beschleunigen. Auch in Sachen Transparenz und Nachvollziehbarkeit bieten digitale Workflows Vorteile, etwa wenn größere Veränderungen in der Lieferkette anstehen und viele Abhängigkeiten zwischen internen Abteilungen und externen Partnern bestehen. Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ermöglicht unterschiedlichen Unternehmenseinheiten einen aktuellen Überblick über vereinbarten Bedingungen.
Gesetzliche Bestimmungen wahren
Bei allen Vorteilen müssen gesetzliche Bestimmungen gewahrt werden, etwa wenn es um die Compliance und den Datenschutz geht. CLM-Lösungen ermöglichen es, Arbeitsschritte mit Kontrakten wie Kauf- und Arbeitsverträgen, Angeboten oder Bestellungen unter Berücksichtigung globaler Informationsschutz-Standards und -Normen wie der ISO27000:2013, der DSGVO, oder PCI Data Security zu digitalisieren.
Recruiting beschleunigen
Digitale Workflows eignen sich auch für interne Vertragsangelegenheiten, wie etwa das Recruiting. Arbeitsverträge können automatisiert erstellt und Genehmigungen inklusive elektronischer Unterschriften – auch als qualifizierte Unterschrift für z.B. befristete Einstellungen – beschleunigt werden. Beispielsweise lassen sich Zustimmungen zu aktualisierten Vorschriften am Arbeitsplatz per Klick (technisch: Clickwrap) rechtsgültig und automatisiert einholen, auch über mobile Geräte.