Übermäßige Individualanpassungen
Übermäßige individuelle Anpassungen in ERP-Systemen sind für viele Unternehmen ebenso ein ausschlaggebendes Argument für eine Software-Aktualisierung. Denn Individualanpassungen können sich als Bumerang entpuppen und gehen oft zu Lasten der Verlässlichkeit der Lösung. Eine Änderung an einer Stelle kann sich negativ an einer anderen Stelle des ERP-Systems auswirken, ohne dass dies sofort auffällt. Die Folgen sind erhöhter Aufwand und abnehmendes Vertrauen in das Produkt. In einem ‚verprogrammierten‘ ERP ist der Weg zurück zum funktionierenden Basisprozess oft kaum zu finden. Auch die Administrierbarkeit leidet erfahrungsgemäß, weil das Konstrukt schwer zu durchschauen ist und vielfach keine Dokumentation vorliegt. Da zu viele Anpassungen auch zu Lasten der Updatefähigkeit gehen, bleibt in solchen Fällen oft nur ein kompletter Neustart. Derzeit stellen sich viele mittelständische Firmen mit einer ERP-Einführung neu auf. Jedoch wurden aus den Fehlern der Vergangenheit die richtigen Schlüsse gezogen. Die Orientierung am Standard des neuen ERP-Systems steht auf der Prioritätenliste ganz oben. Und auch die Bereitschaft zur Verwendung der im System vorgegebenen Prozesse ist stark gewachsen.
Viele Insellösungen
Auch zu viele Insellösungen sind in der Praxis immer wieder Anlass für Änderungen am bestehenden ERP-Produkt. Unter dem Begriff Insellösung wird verstanden, dass einzelne Funktionen von Lösungen abgedeckt werden, die als eigene Anwendung installiert und über Schnittstellen untereinander verknüpft sind. Einige Beispiele für solche Insellösungen im ERP-Umfeld sind: Lohn, Zollsoftware, Qualitätsmanagement, Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung und Dokumentenmanagement. Es braucht gut funktionierende Schnittstellen, um redundante, also doppelte Daten zu verwalten und im Bedarfsfall fehlerhafte Transaktionen korrigieren zu können. Sehr wichtig ist, dass die Schnittstellen sauber dokumentiert sind, um das Datenmodell und die Funktionsweise transparent zu machen. Ansonsten drohen Mehraufwände, wenn die Schnittstelle später erweitert werden soll oder Knowhow-Träger ausscheiden. Inseln erweisen sich auch als nachteilig, wenn sich Prozesse über mehrere Softwarelösungen erstrecken. Die Anwender müssen mehrere Programme gleichzeitig geöffnet haben und sich in unterschiedlichen Bedienoberflächen zurechtfinden.
Realistische Einschätzung gefragt
Viele Probleme im Umgang mit einem ERP-System sind bereits für sich genommen ein Grund zum Wechsel. Aber auch wenn sich im Alltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele kleine Probleme summieren und damit Zeit und Geld verschlingen, kann eine neue ERP-Integration geraten sein. Um hier den richtigen Moment zu finden, ist eine realistische Selbsteinschätzung im Unternehmen gefragt. Wenn hierbei die Mitarbeiter zu Wort kommen und offen über die Unzulänglichkeiten und Zeitfresser im Arbeitsalltag befragt werden, profitiert das Management auf mehreren Ebenen. Zum einen bei der Selbsteinschätzung selbst und zum anderen können diese Gesprächsrunden einen hervorragenden Auftakt für das Change Management bieten. Dieses sollte ein Softwareprojekt von dieser Bedeutung ohnehin begleiten.