Vielfältige Nutzenaspekte
Die Systeme bringen Gedore auch an weiteren Stellen voran, wie die IT-Verantwortlichen schildern, etwa bei den Ein- und Austrittberechtigungen. „Das ist ein besonders schöner Beifang“, sagt Heisig. Denn die Zugriffsmanagement-Anwendung kann im Fall eines Mitarbeiteraustrittes einen Report erstellen, der dessen Zugriffsberechtigungen anzeigt. Das erleichtert die Rechtezuordnung, wenn die Stelle neu besetzt wird.
Standard statt Customizing
Besonders erwähnenswert ist der hohe Standardisierungsgrad des Systems. „Wo früher jeder sein eigenes Süppchen gekocht hat, läuft heute alles gleich“, schildert Kind und Heisig fügt hinzu: „Manchmal gibt es noch kleinere Probleme mit Microsoft-Bordmitteln, die zulassen, dass ab und zu Rechte überschrieben werden. Leider können wir das nicht ohne Weiteres umgehen. In der Regel passiert so etwas unbeabsichtigt, indem jemand Dateien ausschneidet und woanders wieder einfügt. Das überschreibt dann leider alle hinterlegten Berechtigungen. Früher war das ein Riesenproblem, da die Berechtigungen manuell aus einer Sicherung aufwendig wiederhergestellt werden mussten. Heute ist das Thema allenfalls noch lästig.“ Denn durch die Standardisierung lassen sich Berechtigungen per Klick neu setzen. Weitere Nutzenaspekte sind nach Heisig: „Die Software dokumentiert alles ITIL-konform in Changes und die Fehlerrate liegt im Promillebereich, wenn überhaupt. Und wenn der Chef mal wissen möchte, warum jemand einen bestimmten Zugriff hat, können wir ihm sofort Auskunft geben, ohne stundenlang Mails durchforsten zu müssen. Audits sind damit ebenfalls erledigt. Denn wir können nicht nur nachweisen, wer worauf Zugriff hat, sondern auch, wer wann auf was Zugriff hatte und wer das entsprechend genehmigt hat.“
Berechenbarer ROI
Doch der entscheidende Nutzen stellt sich wohl bei den Kosten ein. Heisig rechnet vor: „Seit Start hatten wir insgesamt bis heute ca. 15.000 Änderungen in Berechtigungen. Bei im Schnitt drei Minuten Zeitaufwand pro Änderung und Admin und einem Kostensatz von etwa einem Euro pro Minute und Admin sind wir bereits bei 45.000 Euro Einsparung. Das entspricht 30 vollen Admin-Tagen im Jahr. Dabei sind Ticketbearbeitung und Dokumentation noch gar nicht mitberücksichtigt. Und die Zahlen sind voll skalierbar. Wenn man das also auf ein größeres Unternehmen mit weit mehr als unseren aktuell 600 Usern überträgt, kann man sich ausrechnen, welch immenses Einsparungspotenzial man damit erreicht.“