Das Konzept als Erfolgsfaktor
Trotz der Komplexität des Projekts lief es von Beginn an nahezu reibungslos und die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister war produktiv. „Anfangs haben wir zum Teil etwas aneinander vorbeigesprochen“, räumt Felix Kind ein, „aber das waren Kleinigkeiten.“ Bugs wurden schnell behoben, neue Features in wenigen Tagen implementiert. „Neben dem Tagesgeschäft alle Neuerungen zu verarbeiten, war manchmal schon eine ordentliche Aufgabe“, sagt Kind. Zurückzuführen ist dieser Projekterfolg vor allem auf die gute Vorarbeit bei Gedore. Vor Einführung des Tools räumte die Firma ihre File-Server-Ebene restriktiv auf, immer anhand des Konzeptes. Heisig: „Ich brauche ein Berechtigungskonzept, das logisch und damit automatisierbar ist. Wenn ich hingegen darauf bestehe, in fünf verschiedenen Ebenen Gruppen berechtigen zu müssen – was in der Software möglich wäre – wird mir das Projekt mit viel Freude ins Gesicht schlagen. Wenn ich das Ganze jedoch so vereinfache, dass ich es auf einer DIN A4 Seite beschreiben kann, dann hat es die besten Erfolgschancen. Auch hier wieder: IT muss einfach sein!“ Heisigs Tipp: Das Konzept sollte an Standards ausgerichtet sein, eine durchdachte Eigentümer-Struktur, definierte Schreib- und Leserechte sowie eine durchgängige Namenskonvention haben. Weiter sei es sinnvoll, hauptsächlich mit Einzelberechtigungen zu arbeiten, da die Anwendung einen darauf ausgerichteten Service bereit stellt.
Weitere Projekte geplant
Aktuell migriert der Werkzeughersteller weitere Altdaten, die aus der Zeit vor der Systemeinführung stammen. Für die Zukunft gibt es auch schon weitere Ideen. Denn der Hersteller möchte die Logik seiner Files Shares auch bei seinen Shared Mailboxes, bei Microsoft Teams und Sharepoint anwenden. So ergibt sich heute folgendes Bild bei Gedore: Aus dem Sorgenkind File Server ist eine standardisierte und automatisierte IT-Plattform geworden. Die Verantwortung wurde in den Fachbereich verlagert, der am besten über die Vergabe von Rechten entscheiden kann. Da sich das Zugriffsmanagement-System im Standard der Matrix42-Software bewegt, sind Stabilität und Update-Sicherheit hergestellt. Und weil die Anwender Berechtigungen untereinander beantragen und vergeben, bleibt der IT mehr Zeit für andere Projekte. Das Grundprinzip ‚Keep IT simple‘ zahlt sich aus.
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