Die Gründe für die 25-jährige erfolgreiche Zusammenarbeit liegen für Roland Ebing, Leiter Outbound der K.A. Schmersal, auf der Hand: Die schnelle Integration des Versandsystems im laufenden Prozess, ein kurzer Weg zum ROI der Investitionskosten sowie vielfältige Anpassungsmöglichkeiten durch einen umfangreichen Kundensupport. „Heidler Strichcode macht sehr viel möglich und findet stets Lösungen für veränderte Anforderungen“, sagt Ebing.
Mit Zeitersparnis zum ROI
Seit 1997 vertraut die Schmersal Gruppe auf eine Versandsystem-Lösung aus dem Hause Heidler, seit 2006 ist die aktuellste Version HVS32 in Benutzung. Wie bei über 1.300 weiteren Kunden vereinfacht es umfangreich anfallende Distributions-Prozesse. Ganz im Gegenteil zum Alltag Ende des letzten Jahrtausends, als Ebing nach einem Turbo für die hauseigene Logistik suchte: „Man muss sich vorstellen, dass damals Paketaufkleber mit der Schreibmaschine getippt wurden. Das war für unsere Versandabteilung ein Bottleneck und mir persönlich ein Dorn im Auge.“ Über den Paketdienstleister DPD kam Ebing schließlich mit dem Wolfschlugener Unternehmen Heidler Strichcode in Kontakt und initiierte die Eingliederung des Versandsystems.
Eine Umstellung, die sofort spürbare Effekte zeigte, wie Ebing berichtet: „Das war für unsere Abläufe ein regelrechter Quantensprung. Relevante Daten für den Transport werden seit diesem Zeitpunkt aus dem EDV-System transferiert und über die jeweiligen Barcodes können wir die Adressaufkleber direkt drucken – ohne, dass ein Mitarbeiter Hand anlegen muss. Das hat die Arbeitsdauer pro Paket merklich verkürzt.“ Laut Heidler Strichcode lässt sich mit dem HVS32 im Versandprozess bis zu 30 Prozent Zeit einsparen, die wiederum in die Annahme neuer Aufträge investiert werden kann.
Wertvolle Arbeitsstunden, die auch die Schmersal Gruppe gewinnbringend einsetzte. „Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Entscheidung zu dem Versandsystem von Heidler Strichcode war die Amortisationsrate der Anschaffungskosten“, erklärt der Outbound-Leiter. Das in dritter Generation geführte Familienunternehmen erreichte den Return on Investment innerhalb eines Jahres – genau wie über 50 Prozent der Nutzer des HVS32. Bei rund einem Viertel der Kunden tritt die Rentabilität sogar bereits innerhalb von sechs Monaten ein.
Voller Support für den schnellen Einsatz
Um die Arbeitsabläufe genauestens kennenzulernen und ab dem ersten Tag des Einsatzes die Mitarbeiter vor Ort zu entlasten, geht der Implementation des Versandsystems eine umfangreiche Vorbereitung voraus. In einem gemeinsamen Workshop mit dem Kunden werden die Anforderungen und Einsatzbereiche festgelegt. Dank vorhandener Schnittstellen zu diversen Warenwirtschafts-, Lagerverwaltungs- oder Shopsystemen lässt sich das HVS32 problemlos in den bestehenden Workflow integrieren. Je nach eingesetzter Schnittstellentechnologie können hierbei nicht nur Daten, sondern auch Funktionen wie Tagesabschluss, Listendruck, Etikett-Nachdruck und Stornoaufrufe gesteuert werden.
„Im nächsten Schritt erhalten die Mitarbeiter eine Schulung für das intuitive System, damit alle Funktionen bestmöglich ausgeschöpft werden“, sagt Arndt Fromm, Projektmanager und Prokurist bei Heidler Strichcode. Fromm begleitet die Zusammenarbeit mit der Schmersal Gruppe seit Beginn an und ist bis heute erster Ansprechpartner. Entsprechend unterstützte er auch den Umzug des Logistik-Zentrums im Jahr 2013 in Wuppertal, der weitreichende Veränderungen in der internen Abwicklung mit sich brachte. „In der Regel planen wir für solche Projekte mit rund einem halben Jahr Vorlaufzeit. Zusammen mit dem Kunden eruieren wir die neuen Gegebenheiten und setzen vor Ort ein umfangreiches Testsystem ein. Unsere Mitarbeiter spielen sämtliche What-If-Szenarien durch und bereiten das HVS32 für den Einsatz vor, damit wichtige Lieferketten nicht unterbrochen werden“, so Fromm.
Rund 300 Frachtführer auf einen Blick
In der täglichen Arbeit bietet das Versandsystem vielfältige Hilfestellungen für die Belegschaft, wie Ebing verdeutlicht: „Mögliche Restriktionen der Logistik-Dienstleister sind im HVS32 hinterlegt und können manuell ergänzt werden, wodurch es keine bösen Überraschungen bei der Abrechnung gibt.“ Zudem habe sich der Überblick zu den Versandkosten verschiedener Frachtführer bewährt: „Die Tarifwerte und elementare Faktoren wie die Transportdauer sind auf einen Blick einsehbar. Das vereinfacht die Entscheidungsfindung enorm, mit welchem Dienstleister wir versenden.“ Dank Trackinglinks und Paket-Statusdaten während des gesamten Prozesses wird zudem jederzeit eine hohe Transparenz für Sender und Empfänger gewährleistet.