Kein Big Bang
In Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen entstand ein Testsystem, das für die Integrationen in die Hauptsysteme vorbereitet wurde. Die Strukturen mussten soweit vorhanden sein, dass sich die Beschäftigten im System zurechtfinden. Eine Umstellung per Big Bang wollten die Bantleon vermeiden. „Deswegen haben wir angefangen, Integrationen zu unserem CRM zu schaffen, sodass die Anwender einfach aus der bekannten Oberfläche auf Dokumente zugreifen können“, beschreibt Alexander Bunk einen Kerngedanken. „Die Einstiegshürde ist so viel geringer“. Die vollständige Einführung erfolgte dann Schritt für Schritt.
Strukturen aufbrechen
„Man muss sich Gedanken machen, wie man gewachsene Strukturen durch das bisherige Dokumentenmanagement-System aufbrechen kann“, so Bunk. Er rät dazu, keinesfalls zwanghaft zu versuchen, das alte System mit dem Neuen nachzubauen. Zudem sei es wichtig, die Mitarbeitenden über interne Umfragen in die Auswahl und Anforderungsgestaltung einzubeziehen. Besonders wichtig ist den Bantleon-Verantwortlichen in IT-Projekten das Knowhow des Softwareherstellers und die Nähe zum Projektteam. Für Bantleon zählt in diesem Zusammenhang vor allem, dass der Software-Anbieter auch Erfahrung mit Drittprodukten hat, in das sich die Lösung später integrieren soll. „Bei uns war das mit Microsoft Dynamics 365 Business Central so“, sagt Bunk. Eine dritte Partei musste nicht hinzugezogen werden, sondern die Umsetzung gelang mit einem Kernteam. Möglich machte das eine standardisierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central des Entwicklungspartners Konica Minolta Business Solutions.
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