Engpässe vermeiden
Die operativen Warehouse-Prozesse beschreiben im Wesentlichen die eingehenden und ausgehenden Lieferungen mit ihren internen Vorgängen. Schlanke und kostengünstige Abläufe lassen sich durch individuelle Ein- und Auslagerungsstrategien erreichen sowie die für ihre Zwecke geeigneten Lagerplätze. Zur Vermeidung von Engpässen beim Abarbeiten der Aufträge erweist sich eine Kapazitätsplanung der Ressourcen oft als unerlässlich. Notfalls müssen dafür Aktivitäten vorgezogen oder die Ressourcenverfügbarkeit passend erhöht werden. In diesem Kontext müssen Verantwortliche neben Verpackungs- und gegebenenfalls Veredelungsprozessen auch Faktoren wie Qualitätsprüfungen, Inventuren und Verschrottungsprozesse beachten. Für die Abwicklung von ausgehenden Lieferungen empfiehlt sich eine Routenfindung inklusive Kapazitätsplanung.
Aufträge transparent gestalten
Sind alle internen Planungs- und Steuerungsprozesse eingerichtet und angepasst, sollte ein klarer Auftragsprozess für Kunden gebildet werden. Da es sich bei den Abnehmern fast immer um einen heterogenen Kreis handelt, benötigt ein Vertrieb ebenso diverse Distributionskanäle. Häufig eingesetzte Tools zum Erfassen von Aufträgen sind Electronic-Data-Interchange- (EDI) und Dealer-Management-Systeme (DMS). Alternativ kommt die manuelle Auftragserfassung durch die Geschäftspartner über eine portalbasierte Applikation infrage. Ausgehend von den eingegangenen Kundenbedarfen erfolgt eine globale Verfügbarkeitsprüfung (ATP). Je nach Strategie unterstützt die ATP bestimmte Ersetzungen von Produkten oder Lokationen bis hin zur Integration externer Lieferanten in den Bestätigungsprozess. Die einzelnen Bedarfsmengen lassen sich dann über Auftragsprioritäten entsprechend gewichten. Bei – trotz vorausgegangener Planung – unbestätigten Aufträgen erfolgt umgehend eine Neuverteilung der wieder verfügbaren Artikel durch den Prozess der Rückstandsbearbeitung (Backorder Processing) unter Gewichtung der Auftragsprioritäten und Termine. Dabei dürfen klassische Vertriebsthemen wie Marketing-Programme oder Aufträge mit spezifischen Preis- und Lieferkonditionen nicht auf der Strecke bleiben, da sie für die Differenzierung vom Wettbewerb stehen und die Servicequalität herausstellen – erwähnt sei hier etwa ‚Lieferung bis morgen‘ als eine der typischen Herausforderungen im Ersatzteilegeschäft. Der Kreis schließt sich mit der in den Prozess integrierten Rechnungsstellung, da abgeschlossene Aufträge wieder in die Absatzhistorie eingehen und so die Grundlage für die nächste Bestandsplanung bilden. Als Folgeprozesse stehen Retourenbearbeitungen, Garantieabwicklungen und Gutschriftenaktionen zur Verfügung, die sich anforderungsgerecht definieren lassen.
Tipps aus der Praxis Unternehmen sollten zur Befriedigung der kurzfristigen Kundenbedarfe die Planungsprozesse ihres Teilegeschäfts zuerst entlang der Supply Chain anpassen. Im zweiten Schritt folgt entlang der gesamten Wertschöpfungskette die verbesserte Planung der Lagerbestände mit schlanken Warehousing-Prozessen sowie einem integrierten Kundenauftragsmanagement. Eine verschlankte logistische Abwicklung ein- und ausgehender Aufträge und die damit verbundene Planungssicherheit helfen, Stabilität in die operative Auftragsabwicklung zu bringen. Kunden wissen die Ergebnisse als guten Service zu schätzen.
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