Als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet man die Automatisierung von Geschäftsabläufen mithilfe von Software-Robotern. Die Technologie zielt darauf ab, sich wiederholende, hochvolumige, strukturierte Aufgaben zu automatisieren. Dabei ahmen Bots menschliches Verhalten nach und übernehmen Aufgaben, die Mitarbeitende zuvor manuell an ihren Desktops erledigt haben, z.B. Programme öffnen, Formulare ausfüllen, Links klicken oder Daten in ein anderes System übertragen. Zu einer Abfolge von Schritten kombiniert, können so ganze Tätigkeiten ohne menschliches Zutun automatisiert werden.
Wie RPA funktioniert
Die Technologie operiert auf der Ebene des User-Interface. Weil die Software-Bots wie ein Mensch auf alle benötigten Applikationen und Prozesse zugreifen, werden keine Schnittstellen benötigt. Das macht RPA-Lösungen für viele verschiedene Systeme einsetzbar. Auch Daten aus Legacy-Lösungen, die über keine passenden Schnittstellen verfügen, lassen sich einbinden oder überbrücken. Anders als Scripts können Software-Roboter zudem mit einer weitaus komplexeren Logik operieren und anwendungsübergreifend Aktionen ausführen.
Wie wird RPA umgesetzt?
Zunächst werden geeignete Arbeitsabläufe identifiziert. Dabei gilt: Wenn der Prozess regelbasiert ist, digital ausgeführt wird und die Daten strukturiert vorliegen, ist der Prozess ein guter RPA-Kandidat. Anschließend wird ein genauer Prozessablauf in Form eines Fließdiagramms erstellt – auf Schritt 1 folgt Schritt 2 usw. Das erfolgt durch grafische Elemente. Die Bots arbeiten dann exakt anhand dieser Prozessabläufe. Der Workflow kann natürlich später verändert werden. Bestimmte Bots können auch für mehrere Aufgaben eingesetzt werden. Diese ziehen sich, sobald sie nichts mehr zu tun haben, automatisch neue Aufgaben aus einer Datenbank. Das ermöglicht maximale Auslastung, kürzere Bot-Stillstände und die Nutzung einer geringeren Anzahl an Bots, was wiederum die Lizenzkosten reduziert.
Was RPA kann
In auftragsstarken Zeiten können die Bots beispielsweise bedarfsgerecht reagieren und Lastspitzen abfangen. Zudem arbeiten die Roboter ohne Ermüdung und mit geringer Fehlerquote rund um die Uhr. Durch die Bearbeitung sensibler Daten ohne menschliche Beteiligung lassen sich zudem Sicherheitsrisiken minimieren und die Compliance verbessern. Langfristig kann RPA Kostenvorteile bringen, etwa durch Personalumstrukturierung.