Spezifische Funktionalität
Wesentlichen Anteil an der Entscheidung hatten zudem die Berater des ERP-Anbieters, die von Beginn an verstanden, wo bei Unterfurtner der Schuh drückte. Während andere Anbieter ihren Fokus zum Teil viel zu sehr auf kaufmännische Basisabläufe richteten, erkannte Alexandra Denk in den Gesprächen mit den AMS-Mitarbeitern gleich, dass sie mit den Anforderungen der Unikatfertigung vertraut waren: „Rechnungen und Bestellungen konnten wir auch vorher schon schreiben. Wir wollten jedoch mit einer integrierten Software die Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg erhöhen, um eben die Materialbestände und die Projektkostenentwicklung in Echtzeit im Blick behalten und Ressourcen verlässlich kalkulieren zu können“, berichtet die ERP-Projektleiterin. Diese Punkte seien bei der Vorstellung des Systems und im Rahmen der anschließenden Beratung überzeugend vermittelt worden.
Prozesse übernommen
Der rund sechsmonatigen ERP-Einführung ging die bei AMS übliche Geschäftsprozessmodellierung voraus. Diese erwies sich als hilfreich, weil Unterfurtner dabei die eigenen Abläufe an die der Software anpassen konnte. „Wir waren überzeugt davon, dass die im System abgebildeten Standardprozesse auch in unserem Fall gut passen würden. Schließlich haben sie sich zuvor bei vielen anderen Einzelfertigern bewährt“, sagt Alexandra Denk. Nachdem die Key User sowie die Mitglieder der Technischen Leitung und der Produktionsleitung ihre Einschätzungen abgegeben hatten, wurden die künftigen Prozesse gemeinsam mit ihnen erarbeitet.
Strukturierte Arbeit mit System
Nachdem es innerhalb der Belegschaft anfänglich einige Vorbehalte gegenüber den angepassten Prozessen gegeben hatte, können die Mitarbeiter inzwischen erkennen, dass sich die Projektabwicklung für alle Beteiligten über alle Abteilungen hinweg einfacher gestaltet. Auf dieser Grundlage konnte beispielsweise eine strukturierte Arbeitsvorbereitung erst etabliert werden. Bei fehlendem Material wird nicht mehr, wie früher üblich, passend gemacht, was zufällig gerade vorhanden war. Stattdessen wird geordnet über das System bestellt. Die integrierte Datenhaltung verhilft auch der Geschäftsführung zu einem besseren Überblick über die wirtschaftliche Gesamtentwicklung und über den Status der Auftragsabwicklung. Im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation sind stets alle Informationen zu sämtlichen Projekten in Echtzeit abrufbar. Kostenseitigen Fehlentwicklungen kann dadurch schnell und effektiv entgegengewirkt werden. Auch die Angebotserstellung wird vereinfacht, weil die Daten aller vorangegangenen Projekte herangezogen werden können. Vor dem Einsatz des neuen ERP-Systems existierte keine wirklich verbindliche Budget- und Ressourcenkalkulation.