Die Nutzungszeit eines Manufacturing Execution Systems (MES) beträgt in der Regel fünf oder mehr Jahre. Daher ist es ratsam, bei einer Neueinführung besonders sorgfältig vorzugehen. In der Praxis hat sich dabei ein strukturiertes Vorgehen bewährt. Wie viele Schritte man macht oder ob man gegebenenfalls zusätzliche Schritte einfügt, hängt u.a. vom Projektvolumen ab. Rahmenbedingungen wie Firmenkultur, Bekanntheit der potenziellen Lieferanten, branchenspezifische Compliance-Anforderungen und Risikomanagement können ebenfalls Einfluss auf das Vorgehen haben.
Detaillierte Aufgabenbeschreibung
Eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erhöht die Planungssicherheit. Dazu empfiehlt es sich, bestehende Gschäftsprozesse zu analysieren. Aus diesen werden dann die Soll-Geschäftsprozesse abgeleitet. Darin werden typischerweise auch die systemübergreifenden Datenflüsse beschrieben. Diese sind in der Regel für das MES-Projekt sowohl kosten- als auch zeitrelevant. Der geplante Automationsgrad sollte hier ebenfalls definiert werden.
Anforderungen der Anwender
Basierend auf den Soll-Geschäftsprozessen, lassen sich die Anwender-Anforderungen (User Requirements) ableiten. Es wird damit sichergestellt, dass kein wichtiges Interface bzw. Datenfluss vergessen wird. Neben diesen Anforderungen gibt es typischerweise funktionale Anforderungen, welche teilweise auch aus den Geschäftsprozessen ableitbar sind. Weitere Anforderungen betreffen beispielsweise Performance, Technik, regulatorische Anforderungen, Datensicherheit und Flexibilität. Letztere werden dabei oft unterschätzt, können aber mittelfristig den Projekterfolg stark beeinflussen. In der Praxis hat sich eine Verwaltung der Anforderungsliste mittels Tabellenkalkulation bewährt. Diese Sheets erlauben im Gegensatz zu rein textlichen Ansätzen eine schnelle Sortierung und Filterung. Es ist ratsam, dass Anforderungen von den jeweils betroffenen Abteilungen bestätigt und freigegeben werden. Je nach Projektgröße kann man auch ein Lastenheft formulieren. Dieses beschreibt die Aufgabenstellung und wird um die Geschäftsprozesse und die Anforderungsliste ergänzt. Gibt es bereits branchentypische ME-Systeme, kann man eine Longlist dieser Systeme bzw. Anbieter erstellen. Diese umfasst in der Regel etwa drei bis sechs Lösungen.
Breiteres Anbieter-Screening
Ist der Produktionsprozess oder die Branche speziell oder gibt es keine bekannten halbwegs passenden Systeme, sollte die Auswahl mit einem Screening-Prozess breiter angelegt werden. Man startet dann mit deutlich mehr Systemen und reduziert die Anzahl anhand von KO-Kriterien. Für die restlichen Lösungen kann man eine schnelle Nutzwertanalyse auf Basis eines Antwortbogens der Lieferanten durchführen. Die besten drei bis sechs Systeme bilden die Longlist und werden anschließend genauer betrachtet.