Selbstbestimmte Demonstration
Auch sogenannte Demo-Workshops können hilfreich sein. Dabei besteht jedoch die Gefahr, dass nur die guten Seiten eines Systems präsentiert werden, weshalb sie als Entscheidungsgrundlage oft nicht geeignet sind. Zielführender ist es, ein repräsentatives Demo-Szenario zu formulieren. Dieses sollte durchaus auch exemplarische Auftragsdaten mit realistischen Datenstrukturen enthalten. Beim Demo-Workshop sollten verschiedene Interessengruppen – Anwender, Produktionsleitung, IT-Abteilung – beteiligt werden. Je nach Schwerpunkt der zu realisierenden MES-Funktionalität ist es sinnvoll, auch andere Stakeholder zu involvieren, wie beispielsweise Geschäftsführung, Qualitätssicherung, Controlling, Logistik und Betriebsrat. Die Einbeziehung des Betriebsrats ist spätestens dann ratsam, wenn die Möglichkeit besteht, dass aus gesammelten Daten Rückschlüsse auf persönlich zurechenbare Leistungen gezogen werden können. Der Betriebsrat könnte das MES-Projekt sonst zu einem recht späten Zeitpunkt bremsen. Der potenzielle Anbieter sollte das Szenario in einer festgelegten Zeit vorstellen. Diese sollte auch nicht zu lang bemessen sein, um umfangreiche Systemanpassungen zu vermeiden. Da in der Regel mehrere Demo-Workshops stattfinden, empfiehlt sich der Einsatz von Bewertungsbögen und Bildschirm-Kopien eines jeden Systems. Sonst besteht die Gefahr, dass mit zeitlichem Abstand Systeme von unerfahrenen Anwendern in der Retrospektive verwechselt werden. Die einzelnen Bewertungen sollten zentral erfasst und Bewertungen gegebenenfalls hinterfragt werden.
Kosten hinterfragen
Wenn sich ein System in der sogenannten Shortlist befindet, kann man eine Kostenschätzung beim Lieferanten auf Basis der Anforderungsliste, den Geschäftsprozessen und anderer Dokumente einholen. Die genannten Kosten sollten in jedem Fall hinterfragen werden, da insbesondere weniger erfahrene Firmen oftmals Kosten unterschätzen bzw. die wirklich kritischen Anforderungen erst gar nicht abschätzen können. In dieser Phase besteht die Möglichkeit, Anforderungen, die im Verhältnis zum Nutzen unverhältnismäßig viel kosten, zu vertagen oder ganz zu streichen. Große Funktionalitäten, die in einem der nächsten Releases in der Standard-Funktionalität verfügbar sein werden, sollten einer vorzeitigen Individual-Implementierung vorgezogen werden. Bei vielen MES-Anbietern ist es möglich, eine sogenannte Roadmap anzufordern. Dabei ist die Terminverlässlichkeit genauer zu prüfen. Eventuell ergibt sich die Möglichkeit, den zukünftigen Standard mit zu prägen, damit dieser auf das eigene Projektvorhaben passt oder zumindest an den entscheidenden Stellen mit wenig Aufwand konfiguriert werden kann.
Referenz-Installationen sichten
Ein oftmals wichtiger Aspekt bei der System-Auswahl sind Referenz-Installationen. Diese können im Fragebogen abgefragt bzw. bewertet werden. Referenzbesuche mit ausgesuchten Projektbeteiligten können zeigen, wie ein bestehendes MES in der Praxis genutzt wird, welche Nutzer-Akzeptanz es hat und welche praktischen Erfahrungen der Betreiber gewonnen hat. Im Grunde erfährt man etwas darüber, wie die realisierende Firma Projekte umsetzt. Es gibt bei Referenzen immer den Zielkonflikt: Viele Referenzen, aber alte System-Komponenten und wenig bis gar keine Referenzen, aber neue Software-Stände. Auch hier bietet es sich an, einen Bewertungsbogen von den Teilnehmern während des Besuchs ausfüllen zu lassen.