Markus Becker, Geschäftsführer der Johannes Becker Werkzeugbau GmbH, erinnert sich: „Ich habe mich eine ganze Weile damit beschäftigt, wie ich unseren Werkzeugbau besser strukturiert und professionell organisiert bekomme“. Vorher arbeitete man beim Werkzeugspezialistaus Neuenrade mit Insellösungen aus verschiedenen Softwareprodukten – „Meist selbstgebastelte Excel-Dateien“, wie Becker einräumt. „Bei 15 verschiedenen Lösungen verliert man bei vielen Werkzeugprojekten schlicht und einfach den Überblick.“ Auf einer Fachmesse stieß Becker dann auf das Unternehmen IKOffice gestoßen, einem Softwarehersteller, der auf die Bedürfnisse des Werkzeugbaus spezialisisert ist.
Kaufmännische Aspekte
Becker war auf der Suche nach einem digitalen Werkzeug, das dessen Anforderungen einfach und komfortabel umsetzen kann. Bei Anlage eines Kundenprojektes sollte beispielsweise schnell ein valides Angebot kalkuliert werden können. Zudem sollte die abschließende Abwicklung mit der Erstellung von Lieferscheinen und der Rechnungserstellung Bestandteil der Lösung sein. Die Software von IKOffice passte dazu: „Der MoldManager bietet in seiner Basisausführung alles das, was ein klassischer Werkzeugbau an Unterstützung in seiner tagtäglichen Arbeit benötigt“, schildert Ingo Kuhlmann, Geschäftsführer bei IKOffice. Neben den kaufmännischen Aufgaben wie der Angebotserstellung- und -verfolgung, der Anlage eines Auftrages sowie der Lieferscheinerstellung sowie Rechnungsstellung plant die Software auch die wesentlichen Werkstattvorgänge. Im Dezember 2017 entschied man sich bei Becker Werkzeugbau schließlich für die Anschaffung des Systems.
Customizing möglich
Für Becker und seine Mitarbeiter erwiesen sich die unterschiedlichen Möglichkeiten der Software als großer Vorteil. Wichtig war an dieser Stelle die Implementierung. „Durch Customizing gelingt es uns, aus über 600 Einstellungsvarianten gemeinsam mit dem Kunden die optimale Lösung aufzusetzen“, sagt Kuhlmann. Die Lösung muss ohne große Probleme und vor allem schnell im Berufsalltag des Unternehmens integrierbar sein. „Ich habe den Schritt immer gescheut. Wenn ich aber gewusst hätte, wie einfach und problemlos die Implementierung letztlich war, wäre ich diesen wichtigen Schritt viel früher gegangen“, sagt Becker.
Überblick über Terminverschiebungen
Die serienmäßigen Planungsmöglichkeiten der Anwendung schaffen neue Möglichkeiten in der Praxis des Werkzeugbauers. Beispielsweise können nun Kunden über die terminlichen Folgen einer verspäteten Abgabe von CAD-Daten in Kenntnis gesetzt werden. Zudem lassen sich Bilder von fertigen Projekten nun archivieren und zügig eine Nachkalkulation nachvollziehen. „Stundenzettel in Papierform wurden bei uns ganz abgeschafft. Jede einzelne Tätigkeit wird immer einem laufenden Projektzugebucht“, so Becker. Nicht nur für die Nachkalkulation ist diese Anwendung interessant, sondern auch für die Rechnungsstellung, insbesondere bei der Nachberechnung von Zusatzarbeiten.