Flexibilität gilt oft als Wettbewerbsvorteil, auch in vermeintlichen Nischenbereich wie der Arbeitszeiterfassung. Neue gesetzliche Regelungen, wechselnde Auftragslagen und verschiedene Arbeitszeitmodelle stellen immer neue Anforderungen an die betriebliche Praxis. Trifft diese neue Realität auf zu starre Rahmenbedingungen, kann dies zu Frust führen – sowohl im Management als auch bei den Beschäftigten. Doch es gibt Zeiterfassungssysteme, die sich mit geringem Aufwand an verändernde Erfordernisse anpassen lassen.
So einfach wie möglich
Arbeitszeiterfassung ist oft kein Lieblingsthema von Führungskräften und Belegschaft. Umso wichtiger ist es, die rechtskonforme Umsetzung so einfach wie möglich zu gestalten. Cloud-basierte Anwendungen kommen etwa ohne lokale Installation aus und sind per Internetbrowser oder App auf unterschiedlichen Endgeräten aufrufbar. Dabei ist es hilfreich, wenn die Software frei parametrisierbar, also an den gewünschten Funktionsumfang anpassbar ist. Denn in der heutigen Arbeitswelt können sich die Anforderungen schnell verändern, etwa durch aktualisierte Betriebsvereinbarungen. Muss bei jeder Änderung die Programmierung überarbeitet werden, steigt der IT-Aufwand. Ein parametrisierbares System erlaubt hingegen unterschiedliche Urlaubs- und Arbeitszeitmodelle, Berechnungen für Saldoregelungen sowie Ansichten von Überstunden, Krankenständen oder Kapazitätsauslastungen ohne Programmieraufwand. Beispielsweise gehen mit Kurzarbeit oder Teilzeitregelungen oft auch veränderte Urlaubsregelungen einher. Ist die Software flexibel aufgestellt, werden diese Anforderungen umgesetzt, ohne dass Funktionen angepasst oder hinzugefügt werden müssen. Für die Beschäftigten ändert sich in Sachen Zeiterfassung nichts.
Lizenzbedingungen beachten
Weitere Faktoren bei der Auswahl sind Lizenzierung und die technische Integration. Flexible Lizenzmodelle gelten oft als bessere Wahl. So haben etwa die vergangenen Jahre gezeigt, dass unvorhergesehene Ereignisse oft Fluktuationen nach sich ziehen. Darauf müssen Unternehmen reagieren. Starre Lizenzgültigkeiten können sich darauf negativ auswirken. Ein flexibles Lizenzmodell betrachtet nur die Anzahl der aktiven Mitarbeiter in einem Betrieb, nicht aber konkrete Personen. Da bei der Datenerfassung personenbezogene Informationen verarbeitet werden, muss die Anwendung zudem DSGVO-konform sein. Firmen sollten sich vorab erkundigen, wo das System gehostet wird und ob die Datenspeicherung ISO-zertifiziert ist.
Schnittstellen im Blick
Auf der technischen Seite sollte die Software über die benötigten Schnittstellen verfügen – sowohl für Datenimport als auch für den Datenexport. Denn ein Zeiterfassungstool zieht die Personaldaten aus bestehenden Systemen und speist die Buchungen direkt in andere Systeme wie etwa eine ERP-Software ein. Außerdem sollte der System-Anbieter das Anwenderunternehmen begleiten, bis das System angebunden und nach den Anforderungen parametrisiert wurde. Wird die Applikation dann zur Nutzung übergeben, hält sich der auch Schulungsbedarf in Grenzen.